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内容証明郵便というのは、誰が（差出人）、いつ（日付）、誰に（受取人）、どんな文章（内容）を出したのかを郵便局が証明してくれるものです。内容証明郵便と聞くと何やら物々しく思われがちですが、難しく考える必要はありません。内容証明郵便とは通常の手紙と同様に、特別な法的拘束力もありませんし、受け取ったからといって返信する義務も生じません。
　しかしながらこの内容証明郵便は、単なる手紙といっても、通常の年賀状や時候の挨拶文とは違って、内容証明郵便を送り付けるという「非日常的」な行為ですので、受取人にとっては相当なプレッシャーになりますので、有効利用しましょう。

かつては内容証明郵便といえば、売掛債権の回収、不動産関係における売買の契約解除、賃貸借の明渡請求などごく限られた場面で使われるものと思われてきました。しかし、近年の権利義務意識の向上や情報通信環境の発展などから様々な場面での活用が見られます。中でも、ネットオークションでのトラブルやクーリングオフの多様化に加え、男女関係のトラブル、養育費の請求や未払い賃金など今後も増加の一途をたどると思われます。

内容証明郵便をどのような用紙に書いたら良いのかと言いますと、
実は特に決まってはいません。どんな用紙に書いても問題はありません。

原稿用紙でも便箋でも良いですし、メモ用紙や画用紙でもかまいません。
特に用紙に関しては制約はないのです。

ただし、文章の書き方については一定の制約があります。
内容証明郵便は普通の手紙と違って、同じ文章の手紙を３通書かなければなりません。１通は差出人控え、１通は実際に送付されるもの、残り１通は郵便局で保管されるものです。

また、字数や行数も決まっていて、１行に２０字以内、１枚に２６行以内が一般的となっており、使用できる文字や数字、記号などもあり、英字（固有名詞は除く）などは許されておりません。

この点を間違えてしまいますと、出す際に書き直しや訂正印が必要となってしまい手間がかかります。